Társasházak adatkezelési kézikönyve és iratmintái

Kiadványunk a társasházak GDPR megfelelési feladatait foglalja össze, és ad ehhez szabályzat, tájékoztatás és iratmintákat, és használati útmutatót. Bemutatjuk a társasházak speciális adatkezeléseit  és annak szabályait. A kézikönyv pdf formátumu, az iratminták szerkeszthető Word és Excel.

• Formátum: e-könyv (Pdf, Word, Excel)
• Kiadó: Adónet.hu
• Kiadás éve: 2022
• Szerző: dr. Szabó Tibor
• Terjedelem: 82 oldal + iratminták

Részletes leírás

● Tulajdonostársi nyilvántartás működési és kapcsolattartási célból  

●  Meghatalmazott képviselő adatainak nyilvántartása

● Közös költségekhez való hozzájárulás nyilvántartása

● A rezsicsökkentések eredményeként jelentkező megtakarítások nyilvántartása

● Közösköltség-tartozás és díjtartozás nyilvántartása

● Külön tulajdonú lakás bérlőjére vonatkozó adatkezelés

● Haszonélvezeti joggal rendelkezők nyilvántartása

● Tisztségviselői kizáró ok fennállására vonatkozó adatkezelés

●  Tisztségviselők adatainak kezelése működési és kapcsolattartási célból

● Tisztségviselők adatainak kezelése közhiteles, vagy adóhatósági nyilvántartásba való bejelentés céljából

● Társasházi kamerarendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés

Tartalomjegyzék

I. FEJEZET – BEVEZETÉS 6
II. FEJEZET – GDPR ALKALMAZÓI ISMERETEK 7
1. Mi a GDPR? 7
2. Belső nyilvántartások, adatbázisok vezetésének adatvédelmi szabályai 13
III. FEJEZET – ADATKEZELŐ SZERVEZETEK
GDPR MEGFELELÉSI FELADATAI 16
1. FELADATCSOPORT:ALAPVETŐ FELADATOK 17
1. Az adatkezelő főfeladata a GDPR megfelelést szolgáló intézkedések végrehajtása. 17
2. Az intézkedések felülvizsgálatának kötelezettsége 17
3. Belső adatvédelmi szabályzat megalkotása – ha az adatkezeléssel arányos 18
4. Az adatkezelési tevékenység irányításával kapcsolatos feladatok 19
5. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartásának elkészítése 19
6. Együttműködés a felügyeleti hatósággal 21
2. FELADATCSOPORT: A BEÉPÍTETT ÉS ALAPÉRTELMEZETT ADATVÉDELEM ELVÉNEK ÉRVÉNYESÍTÉSE – A BELSŐ SZERVEZET ÉS FUNKCIÓK GDPR MEGFELELTETÉSE 22
1. A GDPR megfelelés általános módszere 22
1. Feladat:Vezetéshez, irányításhoz kapcsolódó adatkezelések jogszerűségének biztosítása 25
2. Feladat:Munkaviszonyhoz kapcsolódó adatkezelések megfeleltetése 26
2.1. Személyzeti nyilvántartások felülvizsgálata 26
2.2. Adatkezelési tájékoztatás a munkavállaló részére 27
2.3. A munkavállalók tájékoztatásának módja – Faliújságon is lehet 28
2.4. Iskolai végzettséget, szakképzettséget igazoló okiratok, bizonyítványok kezelése 28
2.5. Biometrikus adatok jogszerű kezelése 28
2.6. Erkölcsi bizonyítvány szabályok a munkaviszonyban 29
2.7. A munkavállaló ellenőrzése 30
2.8. Munkahelyi kamerás megfigyelés jogszerűsége 31
3. Feladat:Szerződési, szolgáltatásnyújtási célú adatkezelések megfeleltetése 31
3.1. Ügyfélnyilvántartás szolgáltatás teljesítése és kapcsolattartás céljából 32
3.1.1. Ügyféladatok kezelése írásba foglalt szerződések, általános szerződési feltételek alkalmazása esetén 34
3.1.2. Ügyféladatok kezelése – ha nincs írásba foglalt szerződést 35
3.2. Kapcsolattartói adatok kezelése 36
3.3. Marketing célú adatkezelés 36
4. Feladat:A szervezet honlapjának GDPR megfeleltetése 37
4.1. Adatkezelési tájékoztató elhelyezése a honlapon 42
4.2. Sütik jogszerű alkalmazásának biztosítása a honlapon 42
4.3. Hozzájárulások, elfogadások technikai kialakítása a honlapon 44
4.4. Naplózási rendszer kialakítása minden adatkezelési műveletről 44
4.5. Kapcsolat menü alkalmazása az érintetti jogok gyakorlásának elősegítésére 44
4.6. Hírlevéllel kapcsolatos adatkezelés jogszerűsége 44
4.7. Webáruházi adatkezelés jogszerűségének biztosítása 45
4.8. Adatvédelmi tisztviselő adatainak közzététele a honlapon 46
4.9. Honlapbiztonsági intézkedések megtétele 47
4.10. Adatfeldolgozási szerződés kötése és garancianyújtás megkövetelése az IT szolgáltatótól 47
4.11. Honlapot érintő adatvédelmi incidensek kezelése 47
4.12. A GDPR megfelelés folyamatos biztosításának kötelezettsége 47
4.13. Honlapos adatkezelések feltüntetésének kötelezettsége az adatkezelési tevékenységek nyilvántartásában 47
5. Feladat:Adatfeldolgozást végző szervezetek külön GDPR megfelelési kötelezettségei 48
5.1. Garanciákat kell nyújtania a megbízója felé a GDPR megfelelés végrehajtására 48
5.2. Adatfeldolgozási szerződést kell kötni a GDPR-ban meghatározott tartalmi elemekkel 49
5.3. Titoktartási kötelezettség kell vállalniuk a foglalkoztatottaknak 49
5.4. További adatfeldolgozó (alvállalkozó) igénybevétele csak feltételekkel történhet 49
5.5. Adatfeldolgozói nyilvántartás vezetése 49
6. Feladat:Teendők adatfeldolgozók igénybevétele esetén 50
7. Feladat:Kötelező adatkezelések GDPR megfeleltetése: adózás, bérszámfejtés, könyvviteli nyilvántartás, irattározás, cégjogi adatkezelés, pénzmosás elleni kötelezettségek 51
7.1. Kötelező adatkezelések felülvizsgálatának kötelezettsége háromévente 52
7.2. Adózási, bérszámfejtési, könyvviteli célú adatkezelés 53
7.3. Cégjogi adatkezelés – tagok, ügyvezetők, könyvvizsgálók adatainak kezelése 54
7.4. Irattározáshoz kapcsolódó adatkezelés 54
7.5. Pénzmosás elleni / terrorizmus-finanszírozása megelőzése / korlátozó intézkedések végrehajtásával kapcsolatos adatkezelés 55
7.6. Egyéb kötelező nyilvántartások megfeleltetése 56
4. FELADATCSOPORT: ADATBIZTONSÁGI INTÉZKEDÉSEK 56
1. Intézkedések az adatkezelés biztonságának garantálására 57
1.1. A személyes adatok álnevesítése és titkosítása 58
1.2. Bizalmasság, sértetlenség, rendelkezésre állás biztosítása 59
1.3. Biztonsági mentések és helyreállítási rend kialakítása 59
1.4. Kockázatértékelés és audit 59
2. Az adatvédelmi incidensek kezelése 60
2.1. Adatvédelmi incidens bejelentésének kötelezettsége a felügyeleti hatóságnak 60
2.2. Az érintett tájékoztatásának kötelezettsége az adatvédelmi incidensről 61
3. Adatvédelmi hatásvizsgálat és előzetes konzultáció 61
5. FELADATCSOPORT:ADATVÉDELMI TISZTVISELŐ KIJELÖLÉSE 64
1. Az adatvédelmi tisztviselő kijelölése 64
2. Az adatvédelmi tisztviselő jogállása 66
3. Az adatvédelmi tisztviselő feladatai 67
6. FELADATCSOPRT: HARMADIK ORSZÁGBA TÖRTÉNŐ ADATTOVÁBBÍTÁS MEGFELELTETÉSE – HA VAN 68
IV. FEJEZET – TÁRSASHÁZAK ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGE 70
1. Tulajdonostársi nyilvántartás működési és kapcsolattartási célból 70
2. Meghatalmazott képviselő adatainak nyilvántartása 70
3. Közös költségekhez való hozzájárulás nyilvántartása 71
4. A rezsicsökkentések eredményeként jelentkező megtakarítások nyilvántartása 71
5. Közösköltség-tartozás és díjtartozás nyilvántartása 71
6. Külön tulajdonú lakás bérlőjére vonatkozó adatkezelés 72
7. Haszonélvezeti joggal rendelkezők nyilvántartása 72
8. Tisztségviselői kizáró ok fennállására vonatkozó adatkezelés 73
9. Tisztségviselők adatainak kezelése működési és kapcsolattartási célból 73
10. Tisztségviselők adatainak kezelése közhiteles, vagy adóhatósági nyilvántartásba való bejelentés céljából 73
11. Társasházi kamerarendszer alkalmazásával kapcsolatos adatkezelés 74
V. FEJEZET – HASZNÁLATI UTASÍTÁS
A TÁRSASHÁZI GDPR SZABÁLYZAT ÉS IRATMINTÁK ALKALMAZÁSÁHOZ 77
Adatvédelmi nyilvántartás minta (Excel)
Társasházi adatvédelmi szabályzat minta (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató tulajdonostárs részére (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató meghatalmazott részére (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató bérlő részére (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató haszonélvező részére (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató tisztségviselők részére (Word)
Társasházi adatkezelési tájékoztató tábla szövege kamerarendszer alkalmazásáról (Word)
Adatkezelési tájékoztató természetes személlyel kötött szerződésekhez (Word)
Adatkezelési tájékoztató képviselő (aláíró) részére jogi személlyel kötött szerződésekhez (Word)
Adatkezelési tájékoztató szerződési kapcsolattartók részére (Word)
Adatfelvételi lap hozzájáruláson alapuló adatkezeléshez (Word)
Társasház munkaszerződés mintája adatvédelmi kikötésekkel (Word)
Munkavállalók titoktartási nyilatkozata (Word)
Rendszergazda megbízási szerződés minta (Word)